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Manuale di gestione del Comune di Cosenza
(approvato con Deliberazione della Giunta Municipale nr 638 del 31/12/2003)

Il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, art. 50 c. 3, stabilisce che le Pubbliche Amministrazioni entro il termine del 1 gennaio 2004 realizzino o revisionino i sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi.

Viene comunque lasciata all’autonomia delle singole amministrazioni la valutazione, in termini di rapporto tra costi e benefici, del recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione provvedendo anche alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici.(art.51 c.3)

Tale normativa, pur abrogando le norme antecedenti, mantiene ancora in vigore fra l’altro, fino alla loro sostituzione, i regolamenti ministeriali, le direttive, i decreti ministeriali, le regole tecniche già emanate alla data di entrata in vigore del citato testo unico.

Pertanto, così come dettato dall’art. 5 del DPCM 31 ottobre 2000, deve essere predisposto ilManuale di Gestione per la descrizione del sistema di gestione e di conservazione dei documenti fornendo le istruzioni per il corretto funzionamento del servizio.

La normativa prevede un nucleo minimo di protocollo informatico anche se ribadisce comunque l’importanza e la centralità di un sistema informativo documentale informatizzato al fine di garantire la massima trasparenza ed un efficiente controllo dell’azione amministrativa.

Il protocollo dunque acquista così valenza in quanto crocevia ed opportunità strategica per l’avvio e la trattazione di tutti i procedimenti interessanti l’Amministrazione di appartenenza migliorandone così l’efficienza interna.

Le scelte effettuate con il Manuale di Gestione costituiscono valutazioni proprie di ciascuna amministrazione adottante, che pertanto riflettono contesti, necessità, strategie partico

In una realtà particolarmente articolata il Manuale rappresenta uno strumento operativo complesso e flessibile nello stesso tempo, per cui necessiterà sicuramente di diverse rivisitazioni, costituendo per l’Ente un inconfutabile punto di riferimento sia per gli operatori interni che per il cittadino/utente o per chiunque debba rapportarsi a qualsiasi titolo con esso. In altre parole, potrebbe costituire la Carta dei Servizi del cittadino.

Al presente Manuale di gestione si dovrà attenere ciascuna AOO individuata nel Comune di Cosenza.

Con deliberazione di Consiglio Comunale n. 37 del 27/6/1994 successive modificazioni ed integrazioni di cui alle deliberazioni di Giunta Comunale n. 182 del 15/4/1998, n. 129 del 10/4/2000, n. 261 del 14/6/2000 e n. 435 del 17/12/2001,è stata definita la macrostruttura del Comune di Cosenza con le linee fondamentali della organizzazione dell’intera struttura a partire dalla indicazione dei Settori, Staff, Servizi.

Attualmente l’organizzazione interna alle singole strutture è determinata dai relativi dirigenti.

Da tale deliberazione deriva l’attuale organigramma dell’Ente, così come si evince dall’allegato n.1.

L’Archivio del Comune di Cosenza è depositario di tutti i documenti prodotti e acquisiti dall’Ente, nel corso degli anni, nello svolgimento della propria attività e nell’esercizio delle proprie funzioni. Esso comprende anche i fondi archivistici di enti e istituti cessati, le cui funzioni e/o proprietà sono state trasferite al Comune.

Con deliberazione di Giunta Municipale n.1212 del 18 aprile 1990 è stata istituita la sezione separata dell’archivio storico, giusto D.P.R. 30/9/1963 n. 1409 art.30.

Le modalità tecniche e operative per la gestione, tenuta, selezione e conservazione dei documenti appartenenti all’Archivio del Comune sono dettate dal dirigente del Servizio Archivio.

Il Servizio Archivio ha provveduto fino ad oggi alla ricezione, alla partenza ed alla protocollazione di tutta la corrispondenza.

Il Comune di Cosenza ha da sempre avuto un unico protocollo generale che registra tutti i documenti in arrivo e in partenza dall’Ente. Per la corrispondenza interna Settori/Staff/Servizi utilizzano i protocolli “interni“ a ciascuna articolazione dell’organigramma comunale.

A partire dal 7/2/1998 con deliberazione di Giunta Municipale n. 45 è stata adottata una procedura per il protocollo informatico utilizzabile da più postazioni contemporaneamente. Tale procedura denominata Aquarius è descritta nell’allegato n. 2.

Il registro di protocollo del Comune di Cosenza dunque è unico e viene gestito dal Servizio Archivio tramite apposita procedura informatica, che è utilizzabile da più stazioni contemporaneamente.

Questa procedura garantisce il nucleo minimo di protocollo, giusto art. 56 DPR n.445/2000. Sarà comunque valutata l’opportunità di acquisire o realizzare le funzionalità aggiuntive sulla base del rapporto tra costi e benefici nell’ambito dei propri obiettivi di miglioramento dei servizi e di efficienza operativa, giusto art.6 DPCM 31 ottobre 2000. Tanto a partire anche dalla attuale dotazione informatica posseduta nonché dal livello di preparazione informatica del personale utilizzato per tale servizio e dal budget disponibile.

In tal caso sarà approvata, con successivo atto amministrativo predisposto dal Servizio Archivistico in collaborazione con lo Staff CED, l’adozione di un sistema di trasmissione e di ricezione telematica dei documenti, previa effettuazione delle necessarie operazioni di accredito dell’Amministrazione Comunale di Cosenza nell’indice di cui all’art. 11 dello stesso DPCM 31 ottobre 2000.

A partire dal 19/12/2000 la maggior parte dei Settori/Staff/Servizi comunali possono utilizzare la procedura informatica per la gestione della posta interna, avvio di gestione del flusso documentale.

La procedura informatica adottata dall’Amministrazione Comunale di Cosenza, giusto art. 52 D.P.R. 445/200:

· garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita;

· fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali;

· consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;

· consente, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali;

· garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato;

· genera automaticamente il numero e la data di protocollo a ciascun documento registrato.

Ogni Settore/Staff/Servizio, nel corso dello svolgimento della propria attività istituzionale, riceve, produce e invia atti e documenti appartenenti ai procedimenti amministrativi di cui la struttura è responsabile. Tali atti e documenti fanno parte dell’archivio comunale, e vengono registrati tramite il protocollo generale.

Il responsabile del Servizio Archivio provvede a definire le modalità per la gestione dei documenti, a raccogliere e coordinare eventuali esigenze di modifica dello schema di classificazione e della procedura.

Vengono individuate, a norma dell’art. 50, comma 4 del D. lgs n.445/2000, due Aree Organizzative Omogenee, afferenti ognuna ad uno stesso sistema di gestione documentale che assicuri criteri uniformi di classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse. Ogni AOO sarà dotata ciascuna di autonomi poteri di spesa. Le due AOO dovranno comunque operare in base ai criteri generali, stabiliti dal Responsabile del Servizio Archivistico in sintonia con i responsabili dell’ altra AOO, al fine di operare in maniera coordinata e secondo principi unici, rispondenti alla omogeneità della struttura comunale.

· il Servizio Archivistico, che provvederà, tramite la procedura informatica già in dotazione,alla ricezione e protocollazione di tutta la corrispondenza in arrivo ed in partenza generante procedimenti amministrativi non afferenti alle AOO di seguito descritte. A tale AOO spetta comunque i compiti successivamente elencati, fra cui l’abilitazione, tramite apposita password, alla ricerca di tutte le registrazioni effettuate anche nelle altre AOO;

· il Comando dei VV.UU., che gestirà un proprio protocollo unico dal 1 gennaio 2004, per tutti i documenti che genereranno procedimenti amministrativi afferenti agli affari inerenti lo specifico Servizio di Polizia Municipale. Lo stesso entro questa data dovrà individuare personale e risorse per la gestione di tutte le attività consequenziali;

Si istituisce pertanto, in ciascuna AOO, un ufficio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, giusto art. 61 comma 1 del DPR 445/2000. L’ufficio è posto alle dirette dipendenze della stessa area organizzativa omogenea.

Rimane confermata comunque l’ istituzione dell’attuale Servizio Archivio generale del Comune, definito, da ora in avanti, Servizio Archivistico sia per la tenuta del protocollo informatico e della gestione dei flussi documentali afferente alla propria AOO attraverso la procedura informatica già attiva da più anni, sia per la gestione dell’archivio generale del Comune, dove dovranno essere depositati tutti i documenti dell’Ente. La restante AOO (Comando VV.UU. ) adeguerà i suoi sistemi di protocollazione con quello dell’Archivio generale utilizzando la stessa procedura informatica, un unico titolario di classificazione ed un unico archivio nella sua articolazione storica e di deposito.

Viceversa ogni AOO curerà la tenuta del proprio archivio corrente. Il sistema di gestione archivistica resterà pertanto unico e trasversale all’intera struttura organizzativa comunale diversificata dunque in due AOO, ognuna con proprie diverse postazioni di registratura.

A ciascun Servizio, all’interno dell’ AOO, è preposto un dirigente in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente.

Il Servizio Archivistico, così come ciascun Servizio nell’ambito di ogni AOO, svolge i seguenti compiti:

- attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all’inserimento e alla modifica delle informazioni;

- garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni vigenti in materia;

- garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo;

- cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile;

- conserva le copie di cui agli artt. 62 e 63 del D.P.R. 445/2000, solo i salvataggi generali resteranno a cura del Servizio CED;

- garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti, dei flussi documentali, degli archivi;

- autorizza, ove necessario, le operazioni di eventuale annullamento o modifiche delle registrazioni;

- vigila sull’osservanza delle vigenti disposizioni normative da parte del personale autorizzato e degli incaricati;

- Al servizio Archivistico, in sintonia l’altra AOO, rimane in più il compito di elaborare ed aggiornare il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, giusto art.68 D.P.R. 445/00, cui ciascun servizio di ogni AOO dovrà adeguarsi.

- organizzare il sistema di gestione dei flussi, che comprende la registrazione a protocollo e la classificazione dei documenti, lo smistamento e l’assegnazione dei documenti, la costituzione e la repertoriazione dei fascicoli. Per ciò che concerne l’archivio corrente, deve individuare i responsabili della conservazione dei documenti e dei fascicoli;

- stabilire, in collaborazione con il dirigente del CED, i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e curare l’esecuzione delle copie di sicurezza onde garantire la registrazione permanente del flusso documentale.

- predisporre lo schema, proporre ed aggiornare il manuale di gestione da approvare con deliberazione di Giunta Municipale;

- curare il riordinamento, la schedatura e l’inventariazione dei fondi archivistici tramite i propri addetti;

- organizzare la fase di versamento dei documenti dai Settori/Staff/Servizi all’Archivio generale,insieme con gli strumenti di corredo, prevista dall’art. 67 del DPR 445/2000, e predisporre l’elenco dei fascicoli e delle serie ricevute;

- effettuare la selezione periodica dei documenti e procedere allo scarto o al trasferimento nella separata sezione d’archivio del materiale destinato alla conservazione permanente;

- stabilire i livelli di accesso ai documenti archivistici e regolamentare le forme di consultazione interna ed esterna dell’archivio, nel rispetto della normativa sulla tutela della riservatezza dei dati personali.

1) DOCUMENTO AMMINISTRATIVO
Si intende per documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o comunque utilizzati ai fini dell’attività amministrativa.

Per documento informatico si intende qualsiasi supporto informatico contenente atti, fatti, dati giuridicamente rilevanti. In considerazione dell’attuale dotazione dell’Ente in termini di procedure ed attrezzature, si ritiene opportuno utilizzare ancora la documentazione cartacea, garantendo altresì il nucleo minimo di protocollo informatico, giusto art. 56 D.P.R. n.445/2000.

Si intende per documento cartaceo un documento amministrativo prodotto su carta.

Ogni documento cartaceo andrà redatto in duplice copia, originale e minuta, intendendo per il primo un documento nella sua redazione definitiva completo di intestazione, firma, timbro tondo dell’ufficio ecc. e per il secondo copia dell’originale, con firma autografa e relativo timbro tondo, da conservare agli atti.

Tutti i documenti del Comune, dal momento del loro inserimento nell’archivio comunale sono parte del demanio archivistico del Comune e quindi soggetti al regime del demanio pubblico (artt. 822,823,824 del Codice Civile) e sono inalienabili (art. 55 c.4 DLgs 490/99) ma sono anche oggetto di particolare tutela, in quanto considerati dalla Legge beni culturali fin dall’origine (art.2 c.1-d nonchè c. 4-b DLgs 490/99). In quanto tali, il cambiamento di sede dell’archivio è subordinata alla preventiva autorizzazione della Soprintendenza Archivistica per la Calabria (art. 22 comma 4 D. lsg 490/99).

I documenti si distinguono in documenti in arrivo, documenti in partenza e documenti interni.

Per documenti in arrivo si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico probatoria acquisiti dall’Ente attraverso proprio personale nell’esercizio delle proprie funzioni. L’operazione di registratura per i documenti in arrivo è effettuata in ciascuna AOO individuata e nei rispettivi punti di registratura.

I documenti in arrivo possono essere in formato cartaceo o file pervenuti per posta elettronica, con riserva per questi ultimi di trattazione solo per quelli che possono essere letti o decodificati con l’attuale dotazione tecnologica. Sarà il responsabile del procedimento a valutarne il valore e l’attendibilità. Si rinvia comunque a prossima disciplina la regolamentazione dell’uso di documenti esclusivamente a carattere informatico non appena l’Ente sarà dotato di tutte le necessarie attrezzature.

I documenti registrati vengono poi smistati al competente responsabile di settore/staff/servizio che procede all’individuazione del responsabile del procedimento amministrativo che dovrà creare e gestire il fascicolo relativo al procedimento in atto. Per il Servizio di Polizia Municipale le registrazioni avvengono in loco ed i documenti smistati ai responsabili dei procedimenti incaricati.

Per documenti in partenza si intendono i documenti che hanno rilevanza giuridico probatoria prodotti dal personale nell’esercizio delle proprie funzioni.

La registratura dei documenti in partenza è effettuata dall’ufficio Protocollo afferente a ciascuna delle AOO a cui vengono trasmessi dal responsabile del procedimento amministrativo incaricato.

Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra i vari settori,staff, servizi del Comune o tra uffici appartenenti ad uno stesso Settore/ Staff/ Servizio.

A livello sperimentale si può avviare, là dove la dotazione strumentale lo consente, la gestione dei documenti interni per via informatica, continuando altresì con la gestione cartacea da inserire nel fascicolo del procedimento.

I documenti dai quali possono nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi o che generano comunque procedimenti amministrativi vanno protocollati. Si può così certificare l’esistenza di un documento, di provarne la data archivistica, che è quella da cui partono gli effetti giuridici.

a) numero di protocollo del documento generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile;

b) data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile;

c) mittente per i documenti ricevuti o destinatario/i per i documenti spediti registrati in forma non modificabile;

Il sistema consente la produzione del registro giornaliero di protocollo con l’elenco delle informazioni inserite nella registrazione di protocollo effettuata nell’arco della giornata.

Il contenuto del registro informatico di protocollo, almeno al termine della giornata lavorativa, deve essere riversato su supporti informatici non riscrivibili che dovranno essere opportunamente conservati.

Il sistema, altresì, effettua l’assegnazione delle informazioni nelle operazioni di registrazione di protocollo in una unica soluzione.

La segnatura di protocollo è l’apposizione o l’associazione all’originale del documento, in forma permanente non modificabile delle informazioni riguardanti il documento stesso, al fine di consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.

La registrazione e la segnatura costituiscono una operazione contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico.

Nel documento in arrivo la segnatura viene posta, di norma, con apposita adeguata etichetta avente le seguenti caratteristiche:

b) Il progressivo di protocollo, costituito da almeno sette cifre e la cui numerazione dovrà essere rinnovata ogni anno solare;

La segnatura avrà dunque l’indicazione “Comune di Cosenza”. Prot. N. del Settore, Staff, Servizio codice di classificazione, per tutti i documenti in entrata. Nei documenti in uscita ci sarà anche l’indicazione del destinatario.

Il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione e può essere successivamente integrato dal responsabile del procedimento. Qualora debba essere modificato, la modifica deve essere concordata con il Servizio.

L’operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all’operazione di registrazione di protocollo.

Per i procedimenti amministrativi per i quali si rende necessaria la riservatezza temporanea delle informazioni (cioè il differimento dei termini di accesso per es. gare o appalti) il protocollo viene segnato sulla busta chiusa senza che questa venga aperta. Sarà cura del responsabile del procedimento di competenza segnare con lo stesso numero di protocollo le lettere una volta aperte.

Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la posta ricevuta nella stessa giornata lavorativa e qualora tale mancata registrazione di protocollo provochi il venir meno di un diritto di terzi (per es. la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in prossimità della scadenza), con motivato provvedimento del dirigente del Servizio viene autorizzato l’uso del protocollo differito.

Tale protocollo consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause ed il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve essere effettuata.

Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il dirigente del servizio deve descrivere nel provvedimento.

E’ consentito l’annullamento delle registrazioni di protocollo attraverso l’apposizione della dicitura “annullato”. Le registrazioni annullate rimangono memorizzate e visibili in maniera tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie unitamente alla data di annullamento, all’operatore che lo ha effettuato ed agli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Solo il Dirigente del Servizio di ciascuna AOO è autorizzato ad annullare tali registrazioni.

· Lettere chiuse, senza mittente, che pervengono con il timbro postale e che riportano l’apposita dicitura “Riservata Personale” o similare. Queste non vengono aperte e viene apposto sulla busta solo il bollo d’entrata.

Le deliberazioni di Consiglio Comunale, in attesa che si avvii per il prossimo anno la registrazione informatizzata, sono numerate progressivamente e per anno solare a cura della Segreteria Generale, e registrate su apposito registro cartaceo dal Servizio Archivistico.

Le deliberazioni di Giunta Municipale sono registrate, a cura del Servizio Archivistico, con procedura informatica, la quale genera automaticamente numero e data delle stesse.

Attualmente, ogni settore/staff/servizio protocolla autonomamente su propri registri le ordinanze di competenza.

Le ordinanze avranno con il nuovo anno una registrazione unica attraverso la procedura informatica.

Le Determinazioni Dirigenziali sono registrate, con procedura informatica, la quale genera automaticamente numero e data delle stesse progressivamente e per anno solare, a cura del Servizio Archivistico.

Viene istituito presso il Servizio Archivistico un registro unico per l’annotazione di tutte le convenzioni stipulate dai vari Settori/Staff/Servizi.

Sarà cura della Segreteria Generale e della Segreteria del Sindaco individuare le forme di protocollazione degli atti inerenti le attività consiliari (per es. mozioni, interrogazioni ecc.)

E’ istituito presso la sede comunale l’albo pretorio, che ha il compito di gestire e tutelare la pubblicazione legale di tutti gli atti che necessitano di tale adempimento. Tali atti vengono annotati su appositi registri.

Continueranno a seguire la procedura amministrativa in atto con registrazione presso le Circoscrizioni ed il Servizio Decentramento.

Ciascun complesso delle deliberazioni, dei decreti, delle determinazioni, dei contratti ecc. costituisce una serie. La registrazione consiste nell’apposizione di un numero progressivo riferito alla serie di appartenenza, che per le deliberazioni, le determinazioni e i decreti riparte da 1 ogni anno, mentre i contratti sono identificati con un numero di repertorio che prosegue di anno in anno.

Per ogni deliberazione, decreto, determinazione sono redatti un originale ed una copia, dei quali il primo va conservato nella rispettiva serie e ordinato secondo il numero progressivo dell’anno, il secondo deve essere inserito nel rispettivo fascicolo, insieme agli altri documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo.

Il registro di protocollo è un atto pubblico che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti.

Il dirigente del Servizio provvede quotidianamente alla stampa del registro giornaliero di protocollo.

Entro il mese di gennaio il dirigente del Servizio di ogni AOO provvede altresì alla stampa integrale del registro di protocollo dell’anno precedente e, verificata la congruità delle registrazioni, allo scarto delle stampe del registro giornaliero di protocollo dell’anno precedente. Lo stesso provvederà di volta in volta alla rilegatura del registro di protocollo.

La protocollazione e lo smistamento della corrispondenza in arrivo spettano ad ogni Servizio nell’ambito di ciascuna AOO, a cui deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta al Comune dall’esterno, tramite consegna manuale, servizio postale, corriere, fax o eventuali altri sistemi.

L’indirizzo dell’AOO – Servizio Archivio è “Comune di Cosenza. Piazza dei Bruzi. 87100 Cosenza, il n. di fax è 0984 26835, l’indirizzo di posta elettronica è il seguente: archivio@comune.cosenza.it; l’indirizzo dell’AOO – Servizio Polizia Municipale è Nei casi in cui la documentazione pervenga o sia consegnata ad uffici diversi dal Protocollo, è necessario che venga comunque tempestivamente inoltrata al Servizio di riferimento per la necessaria protocollazione. L’indicazione dell’indirizzo nel caso di pacchi e merci dovrebbe invece riportare con chiarezza l’ufficio destinatario.

A richiesta dell’interessato, l’Ufficio Protocollo appone un timbro su una fotocopia del documento consegnato a mano all’Ufficio stesso. Tale fotocopia ha valore di ricevuta.

Dal giorno lavorativo successivo a quello della consegna è possibile rivolgersi all’Ufficio Protocollo per conoscere il numero di protocollo che è stato assegnato al documento anche tramite rilascio di apposita ricevuta.

Tutta la corrispondenza sulla quale non sia riportata una dicitura del tipo “Riservata”, “Personale”, ecc. anche quando è indirizzata nominativamente, deve essere aperta. Data di protocollazione

La protocollazione avviene di norma nella stessa giornata lavorativa in cui gli atti e documenti pervengono al Protocollo. Tuttavia, per la documentazione consegnata a mano ed inviata al Protocollo tramite gli uscieri, se tale corrispondenza arriva dopo le ore 16 di lunedì, mercoledì e giovedì, o dopo le ore 10 del martedì e venerdì, non è possibile assicurare che sia protocollata nella giornata di consegna, ma si garantisce che venga comunque protocollata entro il successivo giorno lavorativo. Casi di particolare urgenza possono sempre essere segnalati al Protocollo, che in ogni caso si adopera per soddisfare le esigenze degli altri Settori, Staff, Servizi.

Non vengono aperti, e sono protocollati chiusi, plichi e buste che riportano indicazioni del tipo “Offerta” o “Gara”, o dalla cui confezione si possa evincere la partecipazione ad una gara: al momento dell’apertura, il numero di protocollo apposto sulla busta va poi riportato, a cura del responsabile del procedimento, sui documenti contenuti nella busta, mantenendo comunque la busta come allegato.

Per evitare ritardi e garantire una più efficiente gestione delle procedure relative allo svolgimento delle gare, i Settori, Staff, Servizi sono tenuti a comunicare all’Ufficio Protocollo l’indizione e la scadenza di gare ed offerte.

Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è consentito l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento sia in entrata che in uscita anche se la registrazione avviene nello stesso giorno. Ne verrà preso nota nello spazio riservato al protocollo di riferimento.

Il documento ricevuto a mezzo fax deve essere fotocopiato, qualora il supporto cartaceo non fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione.

L’uso del fax soddisfa il requisito della forma scritta e quindi il documento pervenuto via fax può non essere seguito da altro originale.

Se il fax si riferisce a richieste per l’ottenimento di contributi e provvidenze diverse o finalizzate al rilascio di autorizzazioni, certificazioni, attestazioni, licenze, concessioni o atti similari, lo stesso deve essere accompagnato dalla copia di un documento di riconoscimento, valido agli effetti di legge, del richiedente.

In caso contrario e qualora sia riportata la dicitura “segue originale” o similari, si dovrà attribuire all’originale la stessa segnatura di protocollo del documento pervenuto via fax.

Qualora si rilevi che l’originale è stato registrato con un diverso numero di protocollo, la registrazione relativa all’originale deve essere annullata.

Se tuttavia tra il documento pervenuto via fax e l’originale ricevuto con altro mezzo vi sono differenze anche minime, si debbono considerare documenti diversi e quindi l’originale dovrà essere registrato con un nuovo numero di protocollo.

Il timbro di protocollo va apposto di norma sul documento e non sulla copertina di trasmissione del fax.

La normativa vigente, in particolare il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa emesso con D.P.R n°445/2000, attribuisce rilevanza giuridico - probatoria ai documenti trasmessi via posta elettronica se questi ed il sistema di ricezione, soddisfano i requisiti espressi negli articoli 10, 14 e 23.

L indirizzo di posta elettronica di ciascuna AOO viene pubblicizzato sul sito web comunale.

L’Ente si riserva comunque di regolamentare con successivi atti la procedura per l’accettazione dei documenti informatici.

In assenza di regolamentazione l’operatore del protocollo controllerà i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e verificherà se siano o meno da protocollare. Se non sono da protocollare li inoltrerà direttamente al Settore ,Staff , Servizio competente, se invece sono da protocollare, li stamperà e vi apporrà la dicitura “Documento ricevuto via posta elettronica” e li inoltrerà al Protocollo Generale che li protocolla e appone sulla versione cartacea del documento la segnatura di protocollo. Successivamente l’addetto al protocollo inoltrerà via posta elettronica i messaggi al dirigente del Settore, Staff, Servizio, specificando il numero di protocollo assegnato al documento, mentre la versione cartacea con la segnatura di protocollo seguirà l’iter di consegna del resto della corrispondenza. Verranno protocollati solamente i messaggi inviati alla casella istituzionale di posta elettronica. I messaggi eventualmente pervenuti ad una casella diversa da quella istituzionale dovranno essere reindirizzati dai destinatari alla casella di posta istituzionale e, nel caso di reiterato invio, per conoscenza al mittente .

Con ulteriori atti verranno successivamente normate le procedure relative all’acquisizione di documenti provvisti di firma digitale.

La classificazione è l’attività organizzativa di tutti i documenti ricevuti, spediti e interni, con la quale viene stabilito l’ ordine con cui si organizzano i documenti nello svolgimento dell’attività amministrativa.

Sono pertanto soggetti a classificazione tutti i documenti che entrano a far parte del “sistema documentario Comunale”.

Lo scopo della classificazione è quello di individuare, nell’ambito delle competenze del Comune, l’ambito specifico all’interno del quale si colloca il documento. L’attribuzione di un indice di classificazione serve ad assegnare a ciascun documento un codice identificativo che, integrando, quando c’è, il numero di protocollo, collega il documento, in maniera univoca, ad una determinata unità archivistica.

Una volta protocollato al documento va attribuito un indice di classificazione cioè la categoria, classe ed eventuale sottoclasse nel cui ambito la pratica si colloca, seguiti dal numero del fascicolo, progressivo nel corso di ciascun anno.

Il repertorio dei fascicoli è uno strumento che al momento non è ancora utilizzato presso gli uffici del Comune. In questa prima fase si prevede una sperimentazione per cui ciascun Settore/Staff/Servizio potrà decidere se adottarlo per la propria documentazione, in previsione di una futura estensione del suo uso a tutto l’Ente.

Per repertorio dei fascicoli si intende l’elenco ordinato e aggiornato dei fascicoli istruiti all’interno di ciascuna classe o sottoclasse, contenente, oltre all’oggetto dell’affare o del procedimento amministrativo, l’indice di classificazione completo (categoria, classe, eventuale sottoclasse e numero del fascicolo). Sul repertorio dei fascicoli deve essere annotata anche la movimentazione dei fascicoli da un ufficio all’altro e dall’archivio corrente a quello di deposito.

Il repertorio dei fascicoli ha cadenza annuale: inizia il 1 gennaio e termina il 31 dicembre di ciascun anno. Vedi allegato n.3.

La corrispondenza pervenuta al Servizio viene aperta, secondo le modalità espresse in precedenza, e timbrata con apposito Bollo d’entrata che ne attesta la data e l’ora di arrivo. Viene quindi passata all’ufficio Protocollo per la registrazione secondo le modalità in precedenza descritte e per il successivo smistamento.

La corrispondenza in arrivo, aperta, registrata e classificata, viene smistata, con indicazione sull’originale di ciascun documento, al Settore, Staff, Servizio così come definiti dall’organigramma che, per quanto a conoscenza dell’Ufficio protocollo stesso, ha competenza sull’oggetto specificato nel documento. Ad altri Settori, Staff Servizi, indicati sull’originale successivamente al primo, può essere inviata una copia del documento per conoscenza.

I documenti in arrivo una volta registrati sono inviati ai Settori, Staff, Servizi tramite apposito personale.

Il Dirigente del Settore,Staff, Servizio, o un loro incaricato, provvede ad assegnare ciascun documento in arrivo al responsabile del relativo procedimento amministrativo.

Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: l’inserimento nel fascicolo di competenza preesistente o eventualmente in un nuovo fascicolo, l’eventuale integrazione del codice di classificazione assegnato dal Protocollo, l’effettuazione, tramite la procedura del protocollo informatico, dei collegamenti ai protocolli precedenti.

Nel caso in cui un Settore/ Servizio/Staff riceva un documento originale estraneo alla propria specifica competenza, il Dirigente restituirà all’Ufficio protocollo il documento per l’invio al Settore/ Servizio/Staff competente. L’Ufficio protocollo registrerà l’avvenuta movimentazione sul registro di protocollo.

Qualora il responsabile del procedimento ritenga opportuno portare altri uffici a conoscenza del contenuto di un documento inviandogliene una copia, deve provvedere altresì ad aggiungere tale informazione sul protocollo informatico.

B. DOCUMENTI INTERNI

Fino all’adozione completa dell’informatizzazione sono confermate le attuali procedure di comunicazione interna.

I documenti composti da personale in servizio presso il Comune nell’esercizio delle proprie funzioni e destinati all’esterno dell’Ente sono protocollati dall’Ufficio Protocollo di ciascuna AOO.

In fase di protocollazione devono essere attuati i collegamenti ai documenti registrati precedentemente ed appartenenti allo stesso fascicolo. Pertanto sarà cura del Settore/ Servizio/Staff che manda la posta in spedizione dare le indicazioni necessarie.

La trasmissione dei documenti all’esterno dell’Ente può avvenire per mezzo del servizio postale (lettera semplice, raccomandata, posta prioritaria, posta celere, pacco postale ecc.), per mezzo di corrieri, via fax o per mezzo di personale dell’Ente, appositamente autorizzato, che avrà cura di farsi rilasciare apposito riscontro per ricevuta della consegna.

La scelta del mezzo di trasmissione più opportuno, quando non espressamente indicata dalla normativa vigente, spetta al responsabile del procedimento amministrativo.

Nel caso di trasmissione via fax, non si spedisce l’originale per mezzo del servizio postale se non su espressa richiesta del mittente. Sull’originale del documento inserito nel fascicolo del procedimento dovrà essere posta la dicitura “Trasmesso via fax”; la copertina del fax e il rapporto di trasmissione dovranno essere anch’essi inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell’avvenuta spedizione.

Per trasmettere un documento via posta elettronica il responsabile del procedimento dopo averlo redatto lo protocolla e produce contestualmente anche un originale cartaceo da protocollare in uscita e da inserire eventualmente nel fascicolo del procedimento.

Ogni documento cartaceo in partenza va di norma redatto in due esemplari, cioè in originale e in minuta.

Per originale si intende il documento definitivamente redatto, autentico,nei suoi elementi sostanziali e formali ( carta intestata, firma ecc.).

Per minuta s’intende l’originale del documento,sul quale è impressa la dicitura “minuta”, da conservare agli atti, cioè nel fascicolo relativo al procedimento in itinere.

Sia l’originale che la minuta vanno corredati di firma autografa. Solo sulla minuta saranno apposte le eventuali sigle.

L’ufficio Protocollo provvederà a spedire la posta ed a restituire al Settore/ Servizio/Staff di competenza la minuta con l’apposizione del timbro “spedito”.

c) Indirizzo completo dello stesso con indicazione esatta del numero telefonico e di fax;

Ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica, il dirigente del Servizio autorizza la protocollazione manuale dei documenti.

La protocollazione manuale di emergenza deve essere effettuata in maniera accentrata, esclusivamente presso l’ufficio protocollo di ogni AOO: questo provvede a registrare manualmente il documento su un registro cartaceo dove sono riportate la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.

Qualora l’impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore, per cause di eccezionale gravità, il dirigente del servizio può autorizzare l’uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una settimana. Sul registro di emergenza vanno riportati anche gli estremi del provvedimento di autorizzazione.

Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente.

La sequenza numerica utilizzata sul registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l’identificazione univoca dei documenti registrati nell’ambito del sistema documentario dell’area organizzativa omogenea.

Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, utilizzando un’apposita funzione di recupero dei dati, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza.

Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.

Il dirigente del servizio dovrà annotare nel protocollo unico i periodi di attivazione del registro di emergenza. Qualora nel corso di un anno non si sia fatto ricorso al registro di emergenza, deve esserne annotato anche il mancato uso.

Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo. A tale registrazione sarà associato anche il numero di protocollo e la data di registrazione del relativo protocollo di emergenza.

I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nella procedura informatica recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo informatico ed uno del protocollo di emergenza. L’efficacia della registrazione è dunque garantita dal numero attribuito dal registro di emergenza ed a quel numero si farà riferimento per l’avvio dei termini del procedimento amministrativo. L’efficienza invece verrà garantita dall’unicità della catena documentale e dalla normalizzazione dei dati gestionali, compresa la classificazione.

Tranne che per casi particolari (gare ecc.), agli uffici vengono di norma inviate esclusivamente copie dei documenti protocollati, mentre i documenti originali protocollati vengono trattenuti presso il protocollo, che provvederà, non appena ripristinato il funzionamento della procedura, a riportare i dati di protocollazione sulla procedura stessa e ad apporre il relativo numero sul documento.

Per archivio corrente si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi non ancora conclusi.

Tale documentazione è custodita, nell’ambito di ogni settore/staff/servizio, direttamente dal responsabile del procedimento, che è responsabile anche della corretta organizzazione e gestione dei documenti che tratta, indipendentemente dal supporto e dalle modalità di trasmissione.

I documenti possono essere aggregati sulla base dell’affare o del procedimento cui si riferiscono, oppure sulla base della loro omogeneità di forma (delibere,contratti, mandati di pagamento ecc.). Nel primo caso si formano dei fascicoli, nel secondo delle serie. La scelta di organizzare i documenti in un modo piuttosto che in un altro dipende esclusivamente da esigenze funzionali, e, per determinate tipologie di documenti (delibere, determine ecc.) è opportuno che dello stesso documento vengano redatti due originali, dei quali uno va inserito nel fascicolo di competenza, l’altro conservato nella serie relativa.

Per fascicolo si intende dunque l’insieme dei documenti che afferiscono al medesimo procedimento amministrativo, o che riguardano uno stesso affare, o che appartengono a una medesima tipologia.

Ciascun fascicolo è individuato dall’anno di istruzione, dall’oggetto e dal codice di classificazione.

Esso costituisce l’unità di base fondamentale per la gestione e la conservazione della documentazione relativa a ciascun procedimento o affare.

I documenti contenuti nel fascicolo sono ordinati cronologicamente, in modo che l’atto più recente compaia per primo.

Per serie si intende invece un raggruppamento, dettato da esigenze funzionali, di documenti con caratteristiche omogenee in relazione alla natura e alla forma dei documenti (serie delle determinazioni, dei contratti, dei registri di protocollo), o in relazione all’oggetto e alla materia (serie dei fascicoli personali, delle pratiche edilizie, ecc.).

A ciascun fascicolo e a ciascuna serie è attribuito un indice di classificazione specifico, capace, insieme alla data di istruzione e all’oggetto, di identificarli univocamente

Il titolario adottato dal Comune di Cosenza suddivide i documenti secondo la funzione esercitata al fine di organizzare in maniera omogenea documenti che si riferiscono a medesimi procedimenti amministrativi.

La classificazione dei documenti si avvale dunque del piano di classificazione titolario allegato n. 4. Tale titolario è legato alle funzioni del Comune quindi andrà rivisto ogni volta che esse cambieranno.

Il titolario di classificazione che dovrà essere utilizzato è strutturato in 14 categorie che vanno dall’amministrazione generale agli organi di governo, alle risorse umane, alla polizia urbana, ai servizi alla persona, alle risorse finanziarie, alla pianificazione e gestione del territorio, alle attività economiche, ai servizi demografici. Ciascuna categoria a sua volta è articolata in un numero variabile di classi, che, a seconda della materia, possono essere suddivise in più sottoclassi. Eventuali modifiche possono essere concordate con il responsabile del Servizio Archivio.

Quando il procedimento amministrativo o l’affare è concluso, il relativo fascicolo deve essere chiuso dal responsabile del procedimento prima di passare all’archivio di deposito.

Le operazioni di chiusura del fascicolo comprendono la verifica dell’ordinamento e l’identificazione delle copie, fotocopie ecc. che possono essere eliminate nell’ambito delle attività di selezione e scarto.

La documentazione appartenente all’archivio corrente è conservata di norma presso lo stesso Settore/Staff/Servizio competente alla trattazione degli affari correnti.

B. Archivio di deposito

Per archivio di deposito si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da meno di 40 anni, per i quali non risulta più necessaria una trattazione o comunque verso i quali sussista un interesse sporadico.

L’archivio di deposito è concentrato in una unica sede che coincide con l’Archivio comunale.
Almeno una volta ogni anno il dirigente del Servizio Archivistico provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi nell’apposito archivio di deposito.

Il trasferimento deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente.
Il dirigente del Servizio Archivistico deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito.

C. Selezione e scarto

Nell’ambito dell’archivio di deposito vengono effettuate le operazioni di selezione e scarto, curate dal Servizio Archivistico, in collaborazione con il Settore/ Servizio/Staff che detiene la documentazione.

La selezione va effettuata sulla base del piano di conservazione del Comune di Cosenza o sulla base dei massimari di scarto per gli archivi comunali attualmente disponibili.

I documenti selezionati per l’eliminazione devono essere descritti in un elenco dove saranno registrati, per poter lasciare traccia significativa del materiale eliminato, i seguenti elementi:

· Riferimento alle categorie del titolario di classificazione, il numero e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli, registri ecc.);

Tale elenco, sotto forma di proposta di scarto, deve essere trasmesso alla Soprintendenza Archivistica per la Calabria per la concessione della necessaria autorizzazione.

Le operazioni di selezione e scarto sono sempre preliminari al passaggio della documentazione all’archivio storico.

Per archivio storico si intende il complesso dei documenti relativi ad affari e a procedimenti amministrativi conclusi da oltre 40 anni e destinati, previa effettuazione delle operazioni di scarto, alla conservazione permanente per finalità storiche e culturali.

Il Servizio Archivistico provvede al riordinamento del proprio patrimonio documentario e all’inventariazione dell’archivio storico, nonchè a consentire la consultazione per finalità storiche e scientifiche.

La richiesta di consultazione o di eventuale riproduzione può essere avanzata sia da appartenenti all’Amministrazione Comunale che da esterni.

La richiesta di consultazione deve essere finalizzata da motivi di studio, ricerca scientifica, interesse personale e concreto.

Dei documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del movimento effettuato e della richiesta di prelevamento.

Il prelevamento avviene dietro richiesta espressa, vistata dal dirigente del Servizio Archivistico, contenente i motivi e la firma del richiedente.

L’originale della richiesta viene conservata all’interno del medesimo fascicolo, una copia nella posizione fisica occupata dal fascicolo in archivio.

Il dirigente del Servizio archivistico avrà cura di istituire un registro di carico e scarico dei fascicoli, nel quale riportare il nominativo del richiedente, motivazione, data della richiesta, data della restituzione ed eventuali note sullo stato della documentazione così come si consegna e così come viene riconsegnata.

I documenti appartenenti all’archivio di deposito e all’archivio storico possono essere fotocopiati solamente se da tale operazione non derivi danno al documento stesso.

I documenti che non possono essere fotocopiati per ragioni di conservazione possono sempre essere fotografati.

La fotocopiatura o l’eventuale fotografia dei documenti devono svolgersi all’interno dei locali comunali. Per particolari documentate esigenze, il dirigente del Servizio Archivistico può autorizzare lo svolgimento di tali operazioni al di fuori dei locali comunali. ( D. lgs. 29 ottobre 1999, n. 490, art. 40).

I costi per le riproduzioni sono riferiti a quelli stabiliti dalla vigente regolamentazione comunale.

La descrizione del protocollo informatico è quella descritta nell’allegato n.2 fornito dalla ditta produttrice del sistema.

Le contromisure, finalizzate a rendere sicuro il sistema informatico sono descritte all'interno dell’allegato n. 5 fornito dalla stessa ditta produttrice del sistema.

Il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile.

E’ consentito il trasferimento su supporto informatico rimovibile delle informazioni di protocollo relative ai fascicoli che fanno riferimento a procedimenti conclusi.

Le informazioni trasferite sono sempre consultabili. A tal fine, il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone, in relazione all’evoluzione delle conoscenze scientifiche e tecnologiche, con cadenza almeno quinquennale, la riproduzione delle informazioni del protocollo informatico su nuovi supporti informatici.

11. CRITERI E MODALITÀ PER IL RILASCIO DELLE ABILITAZIONI PER L’ACCESSO AI DOCUMENTI

Sono previsti quattro tipi di accesso, differenziati a seconda del tipo di utente:

2. Utente abilitato ad inserire i dati e a provvedere ad una registrazione di protocollo;

3. Utente abilitato a modificare i dati gestionali di una registrazione di protocollo

L’utente del Protocollo, in base al ruolo rivestito, è abilitato ad utilizzare tutte le funzionalità del sistema di protocollo informatico: può effettuare annullamenti di dati e di registrazioni, è abilitato a tutte le funzioni di ricerca e stampa, all’immissione di registrazioni di documenti in partenza, alla registrazione di movimenti di documenti protocollati, alla variazione di registrazioni di documenti in arrivo.

Sono considerati utenti del Protocollo solo coloro che prestano servizio presso il Servizio di competenza di ciascuna AOO.

L’accesso ai documenti dell’Archivio del Comune di Cosenza è disciplinato dal Regolamento per l’accesso agli atti edi alle informazioni, adottato con deliberazione del Commissario ad Acta nr1 del 21 luglio 1998 ed approvata dal Co.Re.Co. di Cosenza con prot. N.1173 del 27 luglio 1998.

Il presente Manuale di gestione è reso pubblico attraverso il sito del Comune di Cosenza e l’affissione all’Albo Pretorio.

Essendo il presente Manuale uno strumento adattabile alle esigenze che via via possono maturare nell’ambito di una pubblica amministrazione, sono previsti eventuali successivi aggiornamenti, opportunamente motivati e regolarmente approvati con atto di Giunta Municipale.

· Legge 7 agosto 1990, n. 241 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi”.

· D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, e successive modifiche”;

· D.P.C.M. 31 ottobre 2000 “Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428”. Tale norma pur essendo anteriore al DPR445/2000, rimane in vigore per esplicita dichiarazione dell’art.78, comma f) del citato DPR 445/2000;

· Deliberazione dell’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione n. 51 del 23 novembre 2000, “Regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi dell’art. 18, comma 3, del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513”;

· Decreto legislativo 29 ottobre 1999, n. 490 “Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell’articolo 1 della legge 8 ottobre 1997, n. 352”;

· Decreto Presidenza Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003 “Approvazione delle linee guida per l’adozione del protocollo informatico dei procedimenti amministrativi”;

· Regolamento per la gestione, tenuta e tutela dei documenti amministrativi dal protocollo all'archivio storico per l'Amministrazione centrale dell’Università degli Studi di Padova;

1) Organigramma del Comune di Cosenza;

2) Descrizione del software di gestione;